Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata-cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu, sebagai petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan, untuk pedoman dalam tata-cara penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan di filing.
Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus memberikan nomor rekam medis dan mencatatnya kedalam beberapa formulir rekam medis yaitu, Kartu Identitas Berobat (KIB), Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), formulir data dasar pasien, formulir masuk keluar, buku register pendaftaran pasien. Ada tiga sistem pemberian nomor pada pasien masuk yaitu:
1. Pemberian nomor cara seri
Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapat nomor yang baru. Pada sistem ini, KIB dan KIUP tidak diperlukan karena seorang pasien dapat memiliki lebih dari satu nomor rekam medis.
Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas mudah mengerjakan. Sedangkan kerugiannya yaitu, membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis lama, informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan, dan banyak menggunakan formulir.
2. Pemberian nomor cara unit
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau puskesmas, dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya. Maka, dokumen rekam medis pasien tersebut hanya tersimpan didalam satu folder dibawah satu nomor.
Kelebihan pada sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Dengan demikian maka KIUP sebagai indeks utama pasien yang disimpan ditempat pendaftaran dan KIB yang diberikan pasien akan sangat diperlukan.
Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding cara SNS. Tapi kekurangan ini dapat diatasi dengan cara membuat dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien lama. Untuk loket pasien lama dibedakan menjadi dua lagi, yaitu untuk pasien lama yang membawa KIB dan pasien lama yang tidak membawa KIB.
3. Pemberian nomor cara seri unit
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernh berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis lama dicari di filing, setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu, dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang lama. Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang lain.
Kelebihan sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena semua pasien dianggap pasien baru. Sedangkan kekurangannya yaitu, petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan, informasi klinis menjadi tidak berkesinambungan.
Sistem penomoran yang baik adalah dianjurkan sistem unit, karena memiliki kelebihan yaitu:
a. Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu folder.
b. Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien.
c. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah pisah dalam sistem seri.
d. Menghilangkan kerepotan mengmbil rekam medis, untuk disimpan ke nomor baru dalam seri unit.
Sehubungan dengan sistem pelayanan di rumah sakit atau puskesmas merupakan suatu sistem yang saling terkait, maka untuk mempercepat proses pelayanan di UGD dan kamar bersalin, maka pemberian nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor rekam medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani sehingga antara pelayanan kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda. Contoh alokasi nomor rekam medis:
a. Unit pelayanan bayi baru lahir: 00.00.00 s.d. 09.00.00 = 100.000 nomor rekam medis.
b. Unit pelayanan gawat darurat: 10.00.00 s.d. 49.00.00 = 400.000 nomor rekam medis.
c. Unit pelayanan pasien yang lewat TPPRJ memperoleh nomor dari 50.00.00 s.d. 99.99.99 = 500.000 nomor rekam medis.
Dengan demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali pelayanan menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada unit rekam medis untuk memperoleh nomor bagi pasien yang dilayani. Namun demikian, agar nomor tersebut tetap terkendali maka unit pelayanan maupun unit rekam medis harus memiliki catatan penggunaan nomor rekam medis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar